Timelog续:Outlook,Excel记录汇总模板Beta1

注：本文为早期文章《用Rainlendar&Outlook&Excel记录Timelog》的实战续篇

1、引言

    在前文中，已经介绍过Timelog记录（即：时间流水账）的意义以及大致步骤和方法，近期又重新修改了下Excel汇总及其他录入工具的模板。下文将继续讲述如何改进完善Timelog记录，重点内容：借助各种模板并扩展备注字段，以便输入所需信息并减轻输入工作，随后通过Excel模板自动汇总出各项所需数据，并自动生成图表用于分析……

 

2、预期功能效果

    统一同步所有日程数据至Outlook，然后借助Excel的强大数据处理功能，自动生成如下汇总或图表：

    2.1.时间、成本汇总数据：.2.时间饼图： 2.3.时间折线图： 2.4.早起图： 2.5. 其他量化：

(注：上面图表中的数据纯粹为测试演示用，不代表任何实际行为；)

 

3、模板设计前的思考

    3.1、设计模板时的总体思想：

            3.1.1、使用简单：必须保证日常录入尽可能简化，但同时又要能完整的记录事件各要素；

            3.1.2、设计周全：充分利用已有工具及功能，尽可能的考虑周全，但以”使用便捷“为本；

    3.2、现用软件中默认记录的数据：

        目前个人常用的Timelog相关工具：Rainlendar + Outlook + Plam手机，其中前2者可以合为一种，平时主要使用Rainlendar输入、修改及显示(关联了Outlook账户)，Outlook平时可以不用打开，在不能使用电脑时则通过Palm补充录入及提醒，然后及时与Outlook同步，这3者的日历中均包含如下字段：起止日期/时间、标题、地点、分类、备注……，

    3.3、要整合“晨间日记”:

        可能还需要补充部分当日单项其他量化信息，如：量化项（天气、心情、身高、体重），量化记录，量化单位……；

    3.4、要整合“理财流水账”:

        可能还需要补充收入、支出方面的信息，如：花在什么地方，花费多少钱，从哪个账户支出的等；

    3.5、全面记录可能包括的各种字段信息：

        综上，并结合5W2H1E形式的考量，再补充入其他信息字段，一个全面记录可能包括：

       3.5.1、What：做什么？ - “标题”、“项目名称”；

        3.5.2、Why：为什么要做？ - “分类”、“末阶分类”(记录属于事后行为，细化下其类别即可。)；

        3.5.3、Who：谁做的or和谁关系比较大？ - “关键人物”；

        3.5.4、When：什么时候做的？ - “开始日期”&“开始时间”、“结束日期”&“结束时间”；

        3.5.5、Where：在哪里做的？ - “地点”、“Url”;

        3.5.6、How：怎么做的？ - “其他备注”;

        3.5.7、How Much：程度，成本？ – “收支金额”、“收支账户”、“收支类别”、“其他量化”;

        3.5.8、Effect：效果？ – “本次收获”

    3.6、模板扩展记录汇总的核心简要描述：

        3.6.1、日常记录：充分利用各种记录中的备注字段，利用模板设置好各种预定义字段；

        3.6.2、分离汇总：通过Outlook中转并导出至Excel后，利用Excel里的截取字段公式抓取备注中的各种有效信息，

        3.6.3、汇总分析：通过数据透视表自动生成汇总，并借助自动生成的图表帮助分析；

 

4、实现的方法

通过上面的说明，你可能觉得还是挺抽象，比较模糊，下面就先介绍下Timelog通用模板的设计及使用方法：

    4.1、输入模板设计与使用：

        Outlook、Rainlendar、Palm3种工具可以任选一种工具设计一个模板，然后新建一个事件，同步更新一下即可：

        4.1.1、电脑端Outlook模板设计与使用

            4.1.1.1、设计：

                4.1.1.1.1、打开Outlook日历新建事件

                4.1.1.1.2、在属性栏中粘贴如下附加内容，其他字段请自行定义或参照下图所示：

末阶分类：
项目名称：
关键人物：
收支金额：
收支账户：
收支类别：
其他量化：
本次收获：
其他备注：

                4.1.1.1.3、点击“文件”菜单里的“另存为”；

                4.1.1.1.4、在弹出的另存窗口中选择保存类型为 opt outlook模板格式，并输入模板名；

                4.1.1.1.5、默认情况下回自动切换到C盘下的office模板文件夹中，建议修改路径至C盘外，避免系统崩溃时忘记备份了；

                4.1.1.1.6、点击“保存”即可。

            4.1.1.2、使用：

                对于发生得比较频繁的事件可以参照上面的方法自行设计多个专用模板，以便偷懒到底！

                使用时直接打开该opt格式的模板文件，即可无需打开Outlook主程序，直接套用模板输入新事件。

                个人推荐如下使用Win +R快速运行打开的方法：

                4.1.1.2.1、新建一个快捷方式关联该模板：右击该模板 –> 发送到 –> 桌面快捷方式；

                4.1.1.2.2、更名快捷方式名为2位字母，以便频繁调用时偷懒少打点字 ^.^；

                4.1.1.2.3、将该快捷方式剪切至一个已加入至系统变量的存放快捷方式的专用文件夹中；

                4.1.1.2.4、Win + R键调出运行窗口，输入模板快捷方式名后回车，即可打开如下窗口：

        4.1.2、电脑端Rainlendar模板设计与使用

            4.1.2.1、设计：

                4.1.2.1.1、打开新建Event（事件）窗口，粘贴入4.1.1.1.2所示的附加属性；（如果之前已经做过Outlook模板，可以直接打开修改以该模板新建的事件。）

                4.1.2.1.2、点击“Template（模板）”菜单，选择“Save as Template…（保存为模板…）”；

                4.1.2.1.3、输入模板名后，点击“OK”即可完成一个普通模板的设置。

                4.1.2.1.4、此外，Rainlendar中还有个独有的功能：可以将任何模板设置为默认模板，即只要打开新增窗口，就已经包含了默认模板中已经设置好的内容，这个可以在菜单“Template” –> “Set the Deafult Template…” –> 选择相应的模板 –> 点击“ok”即可。

            4.1.2.2、使用：

                4.1.2.2.1、对于通用模板可以直接设置为默认模板，无需调用，打开新增窗口就可以直接用了；

                4.1.2.2.2、对于专用模板可以点击菜单“Template” –> “XX模板”调用；

 

        4.1.3、Palm手机端模板设计与使用（支持模板的日程软件有DateBK 和 Agendus）

            4.1.3.1、设计：

                4.1.3.1.1、推荐直接通过同步一个由PC端模板建立的事件至PALM，然后将其保存为模板；

                4.1.3.1.2、Agendus中，打开该事件后，按选项键 –> “Options（选项）” –> “Save As Template（保存为模板）”;

                4.1.3.1.3、DateBK中，切换到该事件上，按选项键 –> “Record（记录）” –> “Save Item as Template（保存项目为模板）”；

            4.1.3.2、使用：

                4.1.3.2.1、Agendus中，新建时选择新建类型为“Meeting from Template”；

                4.1.3.2.1、DateBK中，新建时点击“Edit（编辑）”菜单 –> “Insert Template…（插入模板）”；

 

    4.2、导出 & 汇总模板下载与使用：

        4.2.1、同步所有数据至outlook；

            4.2.1.1、Rainledar无需同步，基本是实时更新的；

            4.2.1.2、Palm启用Outlook同步即可。（要同步至Outlook2010版需要使用Hexedit修改Outlook.exe，将其版本号14.0替换为12.0即可，具体方法自行Google下）；

        4.2.2、导出日历至Access；

            4.2.2.1、依次在Outlook中点击：文件 -> 打开 -> 导入 -> 选择 “导出到文件”；

            4.2.2.2、选择“Microsoft Access 97-2003（使用此格式，可在Excel中设置自动加载更新）”；

            4.2.2.3、选择需要导出的数据“ * Calendar”；

            4.2.2.4、选择导出Access保存的路径。（如果该文件已经存在，则会弹出是否需要替换的窗口）；

            4.2.2.5、确认Outlook和Access表中对应字段映射关系（可省略）

            4.2.2.6、点击“完成”

            4.2.2.7、选择导出日程的范围（默认为当前季度的数据） -> 导出 -> 等待完成……；

 

        4.2.3、下载、打开Excel模板并指定数据库位置（一次性工作，后期导出日程数据时默认为覆盖）；

            说明：下面的Excel模板中内含800多条纯测试用数据，当引入更新为你自己的数据后，日程数据会被自动清除，公式则根据你日程的数据量需要自行删减：

            4.2.3.1、下载：Excel汇总统计模板Beta1 - 2010版（540KB左右），2003版（待10版反馈无问题后再行修改放出）；

            4.2.3.2、打开后，2010版中依次点击：“数据”-> “连接”-> “属性”-> “定义”-> “浏览”-> 指定上一步中导出的数据库路径-> 点击“确定”-> “关闭”；

            4.2.3.3、打开后，2003版中依次点击：“数据”-> “导入外部数据”-> “编辑查询”-> 粘贴如下查询代码（替换“D:\Personal\My Documents\Gtd\Timelog.mdb”为你本地数据库的位置）；

Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;User ID=Admin;Data Source=D:\Personal\My Documents\Gtd\Timelog.mdb;Mode=Share Deny Write;Extended Properties="";Jet OLEDB:System database="";Jet OLEDB:Registry Path="";Jet OLEDB:Engine Type=5;Jet OLEDB:Database Locking Mode=0;Jet OLEDB:Global Partial Bulk Ops=2;Jet OLEDB:Global Bulk Transactions=1;Jet OLEDB:New Database Password="";Jet OLEDB:Create System Database=False;Jet OLEDB:Encrypt Database=False;Jet OLEDB:Don't Copy Locale on Compact=False;Jet OLEDB:Compact Without Replica Repair=False;Jet OLEDB:SFP=False

        4.2.4、刷新全部数据；

            4.2.4.2、打开后，2010版中依次点击：“数据”-> “全部刷新”；

            4.2.4.3、打开后，2003版中依次点击：“数据”-> “导入外部数据”-> “编辑查询”-> 粘贴如下查询代码（替换“D:\Personal\My Documents\Gtd\Timelog.mdb”为你本地数据库的位置）；

        4.2.5、补填/删减公式；

            当发现“Calendar基础数据”表格X2单元格显示“需要添加/删除公式”时，选中第2行A2-V2单元格，向下填充至Z列数据的最后一行（保证所有原始日程数据都被公式引用或抓取到）。（原本计划弄个VBA宏自动填充公式的，闲麻烦懒得弄了，手工拖下也不费事）

        4.2.6、查看汇总数据分析；

            暂时预先设置好的有如下汇总分析表：

            4.2.6.1、汇总时间分析：查看所有分类下时间耗费明细数据；

            4.2.6.2、时间耗用饼图：查看各种分类下耗费时间占用的百分比；

            4.2.6.3、时间耗用折线图：查看某月下各2级分类时间占用的走向趋势；

            4.2.6.4、汇总成本分析：查看各种成本耗费明细（小作业：自行设计成本图表）；

            4.2.6.5、睡眠情况折线图：查看近30天来的睡眠、早起情况；（白天睡眠请用“午睡”字段）

            4.2.6.6、其他量化统计：查看近30天喝水、看书、跑步、俯卧撑、仰卧起坐等其他量化数据；

 

    4.3. 模板中使用到的公式

        使用到的公式有如下，具体的使用方法推荐直接在excel中按F1查询帮助。

        4.3.1、核心的备注字段分离公式：

            4.3.1.1、IF

            4.3.1.2、ISERROR

            4.3.1.3、VLOOKUP

            4.3.1.4、FIND

            4.3.1.5、LEFT

            4.3.1.6、RIGHT

            4.3.1.7、MID

        4.3.2、其他辅助公式：

            4.3.2.1、TRIM

            4.3.2.2、CLEAN

            4.3.2.3、TEXT

            4.3.2.4、MINUTE

            4.3.2.5、HOUR

            4.3.2.6、DAY

            4.3.2.7、MONTH

            4.3.2.8、YEAR

            4.3.2.9、VALUE

            4.3.2.10、ROUND

            4.3.2.11、WEEKNUM（03版中无）

            4.3.2.12、SUMIF

            4.3.2.13、LOOKUP

 

    4.4. Excel模板中自动填充数据的补充说明：

        4.4.1、如果标题处的信息能在“分类信息设置”表“最末阶分类”（D列）中找到，那么直接使用该标题为最末阶分类，并自动带出其2阶及1阶的分类；

        4.4.2、如果类别处直接填的就是末阶分类，那么直接使用该类别作为最末阶分类，并自动带出其2阶及1阶的分类；

        4.4.3、如果最后抓取到的最末阶分类能在“分类信息设置”“成本统计用”（C列）中找到，那么直接使用该分类为成本的最末阶分类，并自动带出其成本2阶及1阶的分类；

        4.4.4、睡觉时间跨日时，自动判断筛选出正确的睡眠时间；

 

5、Timelog记录其他小技巧

    5.1、对于日常周期化的事件，如：起床、吃饭……，可以在输入后直接设定其Repeat（重复周期，一般日程软件都支持：按天、周、月、年），然后，每天及时修改当天该事件的实际时间及其他参数……

 

6、题外话：抛砖引玉

    正文中所写为个人目前用于Timelog的几个软件和方法，而众看客也都有各自的独门秘诀和利器，大道相通，大道至简。也许你的生活非常规律化，同时自己也比较自律，那么Timelog能发挥的作用可能就非常小，记与不记也就无所谓了。相反如果个人的生活工作习惯变动比较大，有很大的时间黑洞的话，个人建议你还是不妨尝试下记录Timelog，并利用汇总数据挖掘出可改进的地方，同时再参考《21天习惯培养法》养成某些合理利用时间的好习惯。

    砖头已抛出，被砖头砸趴下的后果自负，如果能引出美玉，在此就希望这位美玉获得者能跟大家分享下你的心得，先替大伙说声谢谢了！  ：）

 

    至此Timelog时间流水账记录篇告一段落，待有重大更新时，再返回修改更新。

    下一个篇章的重点是如何利用好已有数据，更好的制定出适合自己的计划，以及如何保质保量的完成。

     更新依旧无固定时间，只是从近期写文过程中得到的不成熟经验就是：不能再像现在这样憋长文了，现在这样的写法虽说看起来可能很全面，但却更容易被自己的长篇大论给吓着，不经意间就会被拖延了，呵呵，这里也算是给自己找了个近期更新不给力的理由，大家勿怪。后期可能会改变下习惯，将更多的启用“滴水待石穿”分类，争取平时不间断的小更新，待某个篇章完成后，再做一个阶段性的汇总小结。

    最后：关于写博，个人确实不太擅长，总觉得缺点什么的，所以恳求众位路过的兄弟姐妹们给点意见指点指点下，谢谢！

 

==========附：其他Timelog专用软件==========

Palm Os下有款Quanto， 一款便捷的Timelog工具，

• 可以后台运行；
• 可以自定义1、2级分类，但不能再添加备注附加信息；
• 事情开始前按下按钮，开始计时，结束后再按一下，停止计时；
• 中途可以暂停，
• 软件会自动计算出每个分类耗时多少，并自动生成饼图，默认为一级，点相应的分类后显示2级的饼图；
• 数据也可以导出为XML或CSV格式存在卡上……-over-

 

另外电脑端还有如下Timelog类软件：

ManicTime

Timecult

TimeEdition

……

 

==========更新历史记录==========

1. 2010-12-18 添加了Timelog记录小技巧-善用重复周期。
2. 2010-12-14 更新了Excel 2010版模板链接，修改部分描述语言，并追加了抛砖引玉题外话；
3. 2010-12-13 初稿；